KEP Sistemi ile Ücret Bordrosu Gönderimi

İNSAN KAYNAKLARINDA
KAYITLI ELEKTRONIK POSTA (KEP) KULLANIMI

KEP Hakkında

Elektronik ortamda bilgi ve belge paylaşımında yaygın olarak kullanılmakta olan elektronik posta, iş ve işlemlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasına olanak sağladığı için önemli bir araçtır. Ancak elektronik posta ile haberleşmenin taraflar arasında teknik olarak güvenli ve hukuken geçerli bir şekilde yapılabilmesi için ilave güvenlik hizmetlerine gereksinim duyulmaktadır. Bu ihtiyaçları karşılamak üzere geliştirilen kayıtlı elektronik posta (KEP), elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklidir. KEP sistemine ilişkin hizmetler Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılar tarafından verilmektedir. KEP sistemi içerisinde bir elektronik iletinin gönderilmesi ve alınması dışında elektronik belgelerin saklanması, güvenli iletişim ve elektronik ortamda güvenilir üçüncü taraf hizmetleri gibi katma değerli hizmetler de sunulabilmektedir.

Ülkemizdeki mevzuatta ilk defa 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile kayıtlı elektronik posta sistemine atıf yapılmış olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Ayrıca, yine aynı Kanun ile Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’na KEP sistemi ile ilgili ikincil düzenlemeleri yapma yetkisi ve görevi verilmiştir.

İnsan Kaynaklarında KEP Kullanımı

KEP sistemi yasalarca kullanım şekli belirlenmiş bir ileti gönderim sistemidir. Gönderim zamanı ve gönderici-alıcı kimlikleri bellidir ve delil niteliğindedir. KEP iletileri göndericinin e-İmzası ile yapılır ve entegrator tarafından zaman damgası kullanılır. MailBordro KEP iletisinin ekinde yer alan dosyayı da kullanıcı isterse elektronik imza ile imzalayarak gönderir. Elektronik İmza ıslak imza yerine kullanılır. Yani Islak imza ile aynı güce sahiptir.

Çalışan ile işveren arasında yapacağı bir anlaşma (protokol) ile tüm yazışmalarını KEP sistemi üzerinden gerçekleştirebilir. İş Kanununa göre işveren her ay ücret bordrosunu işçiye teslim etmeli ve teslim ettiğini ispat etmelidir. Bu nedenle iki nüsha ücret bordrosu baskısı alınır ve bir nüshası işçiye imzalatılarak geri alınır. Daha sonra yaklaşık 10 yıl boyunca saklanır. Bunun yerine KEP kullanabilir -siniz. KEP ile bordro teslimini hızlı yapar ve 20 yıl boyunca elektronik ortamda saklayabilirsiniz. SGK müffettişlerine incelemelerde ücret pusulası teslim ettiğinizi KEP delilleri ile ispatlayarak yasal yükümlülüğünüzü yerine getirmiş olursunuz.

 

KEP İLE ÜCRET BORDROSU DÜZENLEMEK ve GÖNDERMEK

Kilimsoft MailBordro , tüm bordro programları ile otomatik entegrasyon sağlar. Bordro programında işlenmiş olan puantaj bilgilerine otomatik olarak ulaşır ve bu bilgilerden ücret bordrosunu pdf dosya formatında oluşturur. Oluşturulan pdf dosyasını kullanıcının tercih ettiği bir imzalama yöntemi ile (Basit imza veya Zaman damgalı imza) imzalar. Elektronik olarak imzalanmış olan ücret bordrosunu entegratöre uygun elektronik kep zarfına ekler ve zarfı imzalayarak web servis üzerinden entegrator sunucusuna teslim eder. 

Tüm bu karmaşık ve uzun iş süreçlerini kullanıcıdan ek hiç bir şey istemeden hızlı ve güvenli bir şekilde yapar. Gönderilen iletileri yerel sunucuya kayıt ederek portal kullanmadan iletilere hızlı bir şekilde ulaşabilmenizi sağlar. İletilerin delil kayıtlarını indirip yerel sunucularınızda saklayabilirsiniz.

Kilimsoft MailBordro ile KEP üzerinden ücret bordrosu göndermek için her ay 4 tuş kullanırsınız. Hemen MailBordro kullanmaya başlayınız ve ücret bordrosu yazdırmak , imzalamak , teslim etmek , imza almak , bordroları arşivlemek gibi uzun , maliyetli ve çok emek isteyen süreçlerden kurtulun. MailBordro işyerine de çalışana da kazandırır.

 

 

integrate

NEDEN MAILBORDRO KEP ENTEGRASYONU

  1. 1
    Otomatik ücret bordrosu oluşturur

    Çalışanların seçilen döneme ait puantaj kayıtları otomatik olarak okunur ve pdf dosyasına dönüştürülür. Otomatik dosya oluşturma özelliği kullanıcı için sadece dönem seçerek kullanılır. Bu nedenle çok kolaydır. Microsoft SQL uyumlu tüm bordro programları ile kolayca çalışır hale gelir. Otomatik bordro oluşturma yönteminde tasarım kullanıcı tarafından değiştirilebilir. Çeşitli şablonlar ve bu şablonlara bağlı kurallar tanımlanabilir.

    Mailbordro aşağıda ki programlar ile otomatik dosya oluşturarak ücret hesap pusulası gönderimine hazır:

    • LOGO Bordro Plus 
    • Netsis Bordo 
    • Zirve Bordro 
    • Orka Bordro

    Diğer Microsoft SQL uyumlu bordro programları ile sipariş sonrasında bir kaç gün içerisinde otomatik dosya oluşturma özelliği aktif hale getirilir.

  2. 2
    Pdf dosya parçalama özelliği

    Bordro programından oluşturulan ve içerisinde tüm çalışanların ücret hesap pusulalarının yer aldığı tek bir adet pdf dosyası Mailbordro tarafından otomatik olarak sayfa sayfa parçalanır ve her parça ilgili çalışana bağlanarak kep posta hesabına iletilir. Parçalanan tüm pdf dosyalar teker teker elektronik imza ile imzalandıktan sonra gönderilir. Bir kaç tuş ile ücret hesap pusulalarını Pdf dosyalarından çalışanlarınız kep hesaplarına gönderebilirsiniz. 

    PDF Parçala özelliğini lütfen izleyin ;

     

  3. 3
    Gönderim öncesinde dosyalar imzalanır

    İster otomatik ister el ile oluşturulmuş olsun , iletiler gönderilmeden önce ekinde ki dosyalar Mailbordro uygulaması tarafından otomatik olarak elektronik imza ile aşağıda ki imza biçimlerinden biri kullanılarak imzalanır ;

    • Basit elektronik imza (BES)
    • Zaman damgalı elektronik imza (ES-T)

     

  4. 4
    Tasarım şablonları , kurallar

    Mailbordro otomatik dosya oluştururken kullanıcı tarafından oluşturulmuş uygun şablonu uygular. Bu ne demek ? Oluşturulacak olan pdf dosyanın görsel özellikleri (başlık ve alt başlık bilgisi , dip notlar vb …) ve içerik bilgisi bu şablona göre dinamik olarak değiştirilebilir yeniden tasarlanabilir.

    Örnek : Doğum günü gelen personelin ücret hesap pusulasında doğum günü pastası ve kutlama mesajı otomatik olarak eklenebilir. (Kural tanımlama özelliği) Ya da sicil kartında yer alan bir alanın içerdiği değer göre ücret hesap pusulasının arka plan rengini değiştirebilirsiniz. Ya da ücret hesap pusulasında yer alacak dip notları belli kurallara bağlayabilirsiniz. (Fazla mesai yapmadıysa fazla mesai yoktur yaz gibi …)

     

  5. 5
    Kesin delil ve inkar edilemez olma özelliği

    Kilimsoft MailBordro ile gönderilen ücret pusulaları ve dokümanlar KEP sistemi üzerinden gönderildiğinden dolayı tamamen yasaldır. Gönderim zamanı BTK tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler tarafından saklanmaktadır. Bu kayıtlar yasal delil kayıtları olarak kabul edilir. KEP ile yapılan gönderimlerde içeriğin değişmediği garantilenir. 

    KEP sisteminde gönderici-alıcı kimlikleri bellidir ve inkar edilemez. Bu nedenle eposta hesabı bana ait değildi , ben bu eposta hesabını kullanmıyorum , kim bu hesabı açtı hiç haberim yok şeklinde inkar edilemez. Aynı şekilde bana gelen ileti içeriği bu değildi , belirtilen tarihte bana gönderilmedi veya ben bu iletiyi hiç bir şekilde almadım denilemez. 

    İçerik ve gönderim zamanı bilgileri KEP entegratorleri tarafından 20 yıl süre ile saklanır. 

  6. 6
    Arşiv Maliyetlerini düşürür

    Gönerilen iletilerin saklanması çok önemlidir. Bu nedenle işletmeler çalışanları ile yazışmalarını arşivlerde saklar. Saklama süreleri belge türüne göre değişir ama çoğunlukla 5-10 yıl arasında saklanması gerekebilmektedir.

    İş mahkemelerinde ücret itirazlarında bordro ibrazı için gerekli süre genellikle 5 yıl iken tazminat itirazlarında bu süre 10 yılı bulmaktadır. Bu durumda işveren ücret bordrolarını 10 yıl süre ile saklamak ister. Ayrıca SGK incelemelerinde ücret bordrolarını çalışana teslimi kontrol edilmektedir. Her şekilde imzalı belgeler saklanmalıdır. Ancak arşivde saklama sırasında bazı sorunlar oluşabilir :

    • Belge deformasyona uğrar. Islak imza silinebilir veya kontrol edilemeyecek duruma gelebilir.
    • Doküman üzerinde ki mürekkep solabilir , belge okunmaz hale gelebilir.
    • Belgenin imzasını gerçek kişi atmamış olabilir
    • Belgelerin bulunduğu arşiv doğal afetler nedeni ile zarar görebilir.
    • Belgeler kötü niyeti kişiler tarafından imha edilebilir veya tekrar kullanılmayacak duruma getirilebilir.

    Aslında bu kötü örnekler daha da fazla arttırılabilir. KEP gönderimi bu sorunların hepsini ortadan kaldırır. İletileriniz güvenli ortamlarda yasal geçerli olarak saklanır.

  7. 7
    Excel , Text ve Xml dosyalarında KEP iletisi oluşturmak

    Mailbordro otomatik dosya oluşturmak , Pdf parçalayarak dosya oluşturmak özelliklerinin yanı sıra excel , xml ve text dosyalarında da ücret bordroları oluşturup ilgili personelin kep hesabına gönderebilir. Bu yöntemde de aynı pdf dosyalarında olduğu gibi tüm personel için tek bir dosya oluşturup Mailbordro programı içerisinden okutabilirsiniz. 

    Luca Bordro programınan excel dosyası ile ücret hesap pusulası gönderimi hazır. Hemen alıp kullanabilirsiniz.

  8. 8
    En ekonomik çözüm

    KEP ile gönderim çok ekonomiktir.

    • Hiç kağıt kullanılmaz. Toner , yazıcı amortismanı gibi tüketim malzemelerinden de tasarruf sağlar.
    • Kağıt kullanımı olmadığı için çevrecidir. Çevreye daha fazla fayda sağlar.
    • Farklı lokasyonlarda çalışanlara belge iletimi için kargo , kurye gibi lojistik hizmetleri kullanılmaz.
    • Belgeler yazdırılırken harcanan zaman daha verimli işler için harcanır.
    • Belgeler genellikle yeteri kadar büyük alanlarda arşivlenir. Bu alanların işletmelere maliyetleri KEP gönderiminde sıfırlanır.