PayKEP TNB Kep Entegrasyonu

LOGO-NETSIS Bordro programları ile personel KEP iletilerini oluşturun.

"KILIMSOFT, iş büyüklüğü ne olursa olsun tüm kurumların insan kaynakları yönetiminde KEP sistemini kullanmasını öneriyor. KEP sayesinde süreçler daha hızlı ve yasal geçerli yürütülüyor."

İşletmeler personel ücretlerinin hesaplanmasında bir çok bilgisayar programı kullanıyorlar. Personel ücretleri hesaplanırken çok fazla sayıda parametre var. Sosyal yardımlar , kesintiler , fazla mesai , normal mesai hak edişlerinin hesaplanması , yasal kesintiler vb ... Tüm bu hesaplamaların doğru olarak yapılması çok önemli. Bunu bir çok Bordro uygulaması ile otomatik olarak yapabiliyoruz. Ancak işverenin , her ay düzenli olarak hesaplayıp ödemesini yaptığı personel maaşlarının detaylı dokümünü ıslak imza karşılığında vermesi gerekiyor. Özellikle farklı lokasyonlarda şubeleri olan işletmelerde belgenin personele ulaştırılması ve imzalatılmasında bir çok fiziksel engeller ile karşılaşılıyor. Bazı durumlarda personelin belgeyi imzalamaktan kaçındığı görülebiliyor. Kilimsoft PAYKEP ile detaylı hesap dokümünü otomatik olarak personel kep adresine gönderim yapabilirsiniz. Hiç bir ıslak imzaya gerek kalmadan. Personel belgeyi KEP hesabı üzerinden okumasa bile okundu varsayılır. Gönderdiğiniz ücret pusulası KEP hesabı üzerinden gönderildiği için yasal belge olarak kabul edilir. İş mahkemelerinde kesin delil olarak kabul edilir.

Kilimsoft PayKEP Türkiye' nin en çok kullanılan LOGO - Netsis Bordro uygulamaları ile tam entegre çalışır. PAYKEP üzerinden personel sicil kartlarına ulaşarak maaş detaylarını KEP adreslerine gönderebilirsiniz. Süreli - Süresiz iş sözleşmeleri , ihtar yazıları , fesih bildirimi vb... dokümanları KEP üzerinden yasal olarak personele gönderebilirsiniz. Her bir sicil kartının gönderilen mesajlarına ulaşabilir , hızlıca inceleyebilirsiniz.

 Kilimsoft , Türkiye' nin en büyük KEP Servis Sağlayıcısı olan TNB Kep yetkili iş ortağıdır. KEP Entegrasyonunu TNB KEP üzerinden gerçekleştirmektedir. TNB Türkiye Noterler Birliği Vakfı kuruluşudur. KEP sisteminde teknoloji öncüsü olan TNB Noterlerin arşivleme ve bilgi tecrübesini kullanarak hizmet vermektedir.

İlgili Dokümanlar :

Logo - Netsis Bordro uygulaması ile entegre Kilimsoft PayKEP 

KEP Mevzuat sunumunu  

Ücret Pusulası neden çok önemli ?

 

Neden Personel KEP Entegrasyonu

  1. 1
    İnsan Kaynaklarında KEP Kullanımının Önemi

    “Bir elektronik postanın gönderen ve alan taraflarının gerçekten kim olduğunu, alıcıya teslim zamanının, gönderilen iletinin içeriğinin yoldayken veya daha sonradan değiştirilmediğinin inkar edilmesini önleyen KEP, bu süreçle ilgili senet hükmünde yasal geçerli kesin delilleri sağlıyor.”

    Personel işe alma ile başlayan işveren – işçi ilişkisi sonlanınca ya kadar geçen süreç içerisinde yasalarca belirlenen biçimde yürütülüyor. Böylece modern dünyada çalışan ve çalıştıran hakları yasalarca koruma altına alınıyor. Yasal ile korunan bu karmaşık iş ilişkisinin her sürecinin belgelendirilmesi daha sonra ki anlaşmazlıkların giderilmesinde önemli bir rol üstleniyor.

    Islak imzalı belgelerin tamamının saklanması ve/veya güncellenerek dağıtılması tüm işyerlerinde önemli bir sorun oluşturuyor. Belgelerin arşivlenmesi ve hatta arşivden bulunarak çıkartılması İnsan Kaynakları departmanları için ciddi bir iş yükü oluşturuyor. Uzun yıllar saklanmak zorunda olan bu belgeler arşivlerde deformasyona uğruyor ve delil niteliğini kaybedebiliyor.

    TNB Kep üzerinden göndereceğiniz tüm bildirimler ve diğer personel dokümanları elektronik ortamda 20 yıl saklanıyor. Personel tüm bildirimleri okumasa da yasalar nezdinde okudu varsayılıyor. 

  2. 2
    PAYKEP ile Personele Gönderilebilecek Belge Tipleri

    Kilimsoft PayKEP ile TNBKep entegrasyonu kullanımında personel ile yapılabilecek yasal yazışma tiplerinin bazıları :

    • Bordro gönderimi
    • Süreli veya süresi iş sözleşmesi
    • Yıllık izin kullanımı
    • Mazeret izin kullanımı
    • İhtar
    • Atama / Görevlendirme
    • Şirket içi duyurular
    • Performans değerleme
    • İş akdi fesih yazısı
    • Maaş artış / prim hakediş

     

  3. 3
    Personel İletilerini kuruma göre özelleştirebilirsiniz.

    Personel yazışmalarınızı PayKEP Metin Düzenleyici özelliğini kullanarak kolaylıkla güncelleyebilirsiniz. Hazırladığınız ileti şablonu içerisinde Logo veya Netsis Bordro uygulamasından sicil kartlarından , kurum bilgilerinden değişkenler oluşturabilirsiniz. İletiyi göndermek istediğiniz de değişken içeriklerini PayKEP otomatik olarak doldurur.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

  4. 4
    Gönderilen Mesajların saklanması

    Kilimsoft PayKEP personele gönderdiğiniz tüm mesajları EML formatında saklar. Aslında mesajlar TNB KEP  ‘de de saklanır ama belli bir kapasiteye kadar buna izin verilir. Daha sonrasında posta kutunuzu boşaltmanız veya kapasiteyi arttırmanız gerekebilir. Kilimsoft PayKEP EML veriyi saklayarak uzun yıllar sonrasında da veriye hızlıca ulaşmanıza yardımcı olur.

  5. 5
    İnsan Kaynakları Yönetiminde KEP Kullanımının Avantajları

    Fiziksel zorluklar aşılır. Şirket tarafından veya çalışan tarafından yapılacak olan bildirimler için elden belge teslimi ve ıslak imza ihtiyacı ortadan kalkar. Böylelikle merkez ve merkez dışı çalışanlar ile olan yazışmalar kolaylıkla yönetilir;

    • Zaman kısıtlı bildirimlerde zaman kaybı yaşanmaz,
    • Posta, kargo, kurye gibi maliyetler ve operasyonu için gerekli işgücü ihtiyacı ortadan kalkar,
    • İhtar ve bunun gibi resmi bildirimlerdeki belge masrafları ortadan kalkar,
    • Evrak takibi ve evrak kaybolma riski ortadan kalkar,
    • Fiziksel arşiv maliyeti ortadan kalkar
    • Belge deformasyon riski ortadan kalkar.
    • Fiziksel engeller ortadan kalkar. Özellikle Merkez-Şube şeklinde çalışan işletmelerde resmi yazılar daha hızlı ve kolayca personel ulaştırılır.
    • Belge deformasyon riski ortadan kalkar. 
    • Kesin delil niteliği taşıması
  6. 6
    Ücret Hesap Pusulası neden çok önemli ?

    İşçi ve işverenler dikkat: ücret hesap pusulası!

    İşçi işveren ihtilaflarının çoğu kayıt düzenine uyulmamasından kaynaklanmaktadır. Bu konuda en önemli belge ücret hesap pusulasıdır. İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.

    Ücret hesap pusulası neden çok önemli?

    1. İşten ayrılan ücretli, fazla çalışma, hafta tatilinde çalışma veya genel tatil günlerinde çalışma karşılığı ücretlerinin ödemediğini iddia ve dava ederse, yazılı ispat kaynağı 4857 sayılı İş Kanunun’un 37. maddesinde tanımlanan “ücret hesap pusulasıdır.” Davaların çoğu bu mahiyettedir. Ücret pusulasının olmayışı, tanık beyanlarını ön plana çıkarmaktadır. Bu da dava sürecinin uzamasına yol açmaktadır. Ücret hesap pusulasının ihmal edilmesinin bir nedeni de, ücretlerin banka aracılığı ile ödenmesinin yeterli olduğu yönündeki yanlış kanaattir. Oysa, fazla çalışma ve tatil günlerinde çalışma yapılıp yapılmadığı konusunda yazılı ispat ancak ücret hesap pusulası ile mümkün olmaktadır. Bir çok işveren,ücret hesap pusulasını düzenlememenin bedelini ağır ödemek durumunda kalmaktadır.
    2. Ücret hesap pusulasını 2 nüsha düzenleyin. Bir nüshasını çalışana verin. Sizde kalan nüshasında çalışanın imzasını alın . Sosyal güvenlik denetim standartlarına göre çalışanın imzaları arasındaki bariz farklılık durumlarında kayıtlar geçersiz sayılmaktadır. Bu nedenle imzalar arasındaki uygunluğa dikkat edin.
    3. Ücret hesap pusulasında, fazla çalışma, hafta tatili ve genel tatil günlerinde çalışma olsun veya olmasın muhakkak bu çalışmalar ile ilgili bölümlerin yer almasına dikkat edin. Bu bölümün boş bırakılması işçinin fazla çalışma yapmadığının kanıtı olarak kabul edilmez. Bu nedenle bu sütunda fazla çalışma yapılıp yapılmadığının açıkça yazılması gerekmektedir. 
    4. Ücret hesap pusulası gerçeği yansıtmıyorsa, işçinin ücret pusulasına çekince (ihtirazi) kaydı ile imza atması veya imzalamaması gerekmektedir. Yargıtay’ın yerleşik kararlarına göre, fazla çalışma sütunu bulunan ve ayın bazı günlerine fazla çalışma yapıldığı görünen bordroları ihtirazi kayıt koymadan imzalayan işçi kural olarak sonradan fazla çalışma ücreti talep edemez.
    5. Yargıtay, 9.HD., 9.5.1984, E. 1984/4549 K. 1984/5176 sayılı kararında;işverence ödeme yapıldığının tanıkla değil yazılı belge ile kanıtlanması gerekir denmektedir.

    Sonuç olarak, ülkemizde işçinin günlük işe başlama ve çıkış saatleri düzgün olarak kayıt altına alınmamaktadır. Bu durumda, çalışanın fazla çalışma, hafta tatilinde çalışma veya genel tatil günlerinde çalışma yapıp yapmadığı veya ne kadar yaptığı yönünde yazılı kanıt olarak ücret hesap pusulası önemini korumaktadır.

    Kaynak : Ahmet Metin Aysoy / SGK eski Müfettişi