TNB KEP

İnsan kaynaklarının iyi yönetilmesi organizasyonlara önemli bir katma değer sağlamaktadır.

Bir insan kaynakları profesyoneli ne zaman bir süreci iyileştirmeye, hızlandırmaya kalkışsa karşısına bir çok engel çıkar. Akademik olarak anlamlı bulduğunuz bir iyileştirme ya pratik olarak maliyetlidir ya da yasal olarak imkansız.

Ülkemizde İnsan Kaynakları profesyonelleri karmaşık mevzuat yapımız nedeniyle birçok iş sürecinde ağır bir bürokrasi ile uğraşmak zorundadır. Organizasyonların yasalara uyumlu olarak işlerini yürütmeye çalışırken ortaya çıkan kuralcılığın verimsizliği arttırdığı bir gerçek. Özellikle son yıllarda çalışan sözleşmelerinin fesih süreçlerinde sık sık karşılaşılan işe iade davalarının önüne geçme çabaları nedeniyle özlük, bordro ve performans yönetim konuları daha da önem kazanmıştır.

Tüm sektörlerde, işletmelerin temelde en önemli maliyetinin insan olduğu gerçeği artık daha fazla algılanmaktadır. Buna paralel olarak bu yüksek maliyetli kaynağın, yani insan kaynaklarının iyi yönetilmesi organizasyonlara önemli bir katma değer sağlamaktadır. Yerli şirketlerimizin insan kaynakları ile ilgili süreç iyileştirme çalışmaları, yabancı yatırımcılara nazaran  ancak son on yıldır artış göstermiştir. Bir yandan da, yabancı şirketler insan kaynakları uygulamalarındaki ülkemizin farklı uygulamaları nedeniyle hem şaşkınlık yaşamışlar ve uygulamaları kendi sistemleri ile uyumlu hale getirmek için ara çözümler geliştirmişlerdir. Kişisel bilgi güvenliği ile ilgili uygulamaların yetersizliği, iş kanunu ve vergi kanunlarının pratiğe dökülmesi güç kuralları zaman zaman yabancı şirketleri, ödeyeceğimiz ceza ödün vereceğimiz gizlilikten daha ucuz mantığına itmiştir.

Personel Ücret Pusulalarında ıslak imza bulunmalı.

Personel ücret pusulalarında ıslak imza bulunması zorunluluğu, izin formlarında ıslak imza aranması, izin defteri ve bunlar gibi birçok problemli süreç, insan kaynakları yöneticilerinin ve şirket danışmanlarının inisiyatifi ile çözülmeye çalışılmaktadır.

Bu geçici çözümler problemli fesihler sonucunda ortaya çıkan işe iade davaları ile tekrar insan kaynaklarının zamanını alacak ayrı bir vaka yönetimi süreci ortaya çıkarır.

İnsan Kaynakları Süreçlerinin basitleştirilmesinin sektördeki tüm profesyonellerin ortak hedefi olması gerekir. Bunun hem toplumsal hem ekonomik kazanımları olacaktır. KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hedeflerimize ulaşmak için son derece faydalı bir yenilik olarak karşımıza çıkıyor.

Peki nedir bu KEP? Standart e-postalar aslında alıcıya adi posta ile bir mektup göndermek ile neredeyse aynıdır. İçeriğinin değişip değişmediğinden, doğru kişiye teslim edilip edilmediğinden emin olmazsınız. Dahası, eğer bu süreç yasal olarak imza altına alınması gereken bir süreç ise. Standart e-posta kullanamazsınız bu aşamada işin içine yasal yolla yapılması gereken bir tebligat ve ıslak imza girer. Noterler kanalıyla gönderilen bildirim ve ihtarnameler ile iadeli taahhütlü postalar bu amaçla kullanılır.

Yasal bildirimlerde en önemli nokta kimin, neyi, ne zaman bileceği konusudur. KEP, standart e-postadan farklı olarak elektronik olarak oluşturulan bir iletinin, gönderimine ve teslimatına dair hukuki bir delil sağlamak üzere geliştirilmiş bir sistemdir. KEP hizmetleri Ülkemizde sadece Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş olan Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları (KEPHS) tarafından verilebilmektedir. Dünyanın bir çok ülkesinde yaygın olarak kullanılmaktadır.

Ülkemiz Mevzuatına ilk kez 2011 yılında 6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu ile elektronik posta sisteminden bahsedilmiş olup, tacirler arasındaki, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin elektronik ortamdaki ihbarların veya ihtarların kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı hüküm altına alınmıştır. 19.Ocak.2013 tarihli 28533 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Elektronik Tebligat Yönetmeliğine göre Anonim, Limited ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerin KEP adresine sahip olması zorunluluğu getirilmiştir. Bu zorunluluk henüz kurumlara getirilmiştir ancak şirket çalışanlarına da KEP adresi sağlanması halinde her türlü yasal bildirimin bu hesaplara gönderilecek Kayıtlı elektronik postalar ile gönderimi mümkündür. Bu kapsamda yasalarımıza göre ıslak imza zorunluluğu olan tüm bildirimler bu yolla yapılabilecektir.

Hem İnsan Kaynaklarının İşini Hafifletecek hem de şirket ve çalışanlar arasındaki problemli süreçleri ortadan kaldırarak, yasal takiplerin önüne geçecek olan uygulamalara örnek olarak alttakileri sayabiliriz.

• İş Sözleşmesinin İmzalanması
• Gizlilik Sözleşmesinin İmzalanması
• Oryantasyon Eğitimi, Politika ve Prosedürlerin Kayıt Altına Alınması
• İş Sağlığı ve İş Güvenliği Eğitimlerinin Kayıt Altına Alınması
• Bordro ve Ücret Pusulası İmzalatma
• İzin Formları ve İzin Defteri
• Performans Formları ve Performans Değerlendirme Sonuçları
• Maaş Artış Bildirimleri
• Prim, İkramiye, Bonus ve Yan Haklarla İlgili Bildirimler
• Uyarılar
• Savunma Talepleri
• Fesih Bildirimleri
• İhtarnameler
• Görev Değişiklik Yazıları
• Diğer Yasal Bildirimler

Bahsi geçen bu süreçleri KEP sistemi ile tamamladığınızda önemli kazanımlarınız olacaktır.

Bunlar;

• Önemli ölçüde kâğıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına katkı
• Zaman ve maliyet kazanımları (kağıt, posta, kurye, enerji gibi giderler…)
• Teslim edilme ve okunma garantisi
• Arşiv garantisi
• Gönderinin içeriğinin değiştirilmesinin engellenmesi
• Yasal ispat
• Tebligat kanunu ve çeşitli mevzuatlara uyum
• Problemli fesih süreçlerinin önüne geçme
• İşe iade davalarının sayısının azalması
• İşe iade dava süreçlerinin hızlanması
• Personel ile işveren arasında oluşabilecek muvazaaların azaltılması

KEP, bilgi çağının gerekliliklerinden biridir. Bilgi toplumlarında doğru bilgiye zamanında ulaşmak için atılan her adım bireylerin hayatlarını kolaylaştırmaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta, Elektronik İmza, E-Fatura, E-Defter, E-Denetim gibi uygulamalar iş yapış biçimlerimizi tamamen değiştirecek olan E-Dönüşüm sürecinin bir parçası olmamızı gerektiriyor. Bu noktada kurumsal olarak e-kimliğinizi oluşturmak ve sistemlerinizi farklı ortamlarla entegre etmek durumundasınız. Firmanızı ve çalışanlarınızı birer KEP adresi kullanıcısı olarak görme yaklaşımını benimsemek yerine kurumsal organizasyonunuz içerisinde tüm e-dönüşüm sürecinizi kapsayan katılımcı bir vizyon geliştirerek işe başlayabilirsiniz.

Halk arasında “işçinin parası, teri kurumadan verilmelidir” diye bir söz vardır.  Ancak günümüzde İşverenler; ücret ödemelerini belirlenen usullere uymak suretiyle yapmak zorundalar. İşçi ile işveren arasındaki ücret ilişkisi ile ilgili, yasal olarak kullanılması mecburi belgelerden, Ücret bordrosu Vergi Usul Kanununda, Ücret Hesap Pusulası İş Kanununda, Ücret Tediye Bordrosu Sosyal Güvenlik Kanununda yer almakta. Ücretin ödenmesi konusu ise Borçlar Kanunu ve İş Kanununda  yer almaktadır . Ücretlerin HESAPLANMASI ve hesaplamaları çalışanlarına bildirme yükümlülüğü İŞVEREN’in sorumluluğunda.

Ücret Bordrosu (V.U.K 238) :  İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar.  İşverenler ücret bordrolarını,  madde şartlarına uymak şartıyla diledikleri şekilde tanzim edebilirler.

Ücret Tediye Bordrosu (Sosyal Güvenlik Kanunu 102/5-e): İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanır.

Ücret Hesap Pusulası (İş Kanunu 37) : İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.

Maaşların  Ödeme süresi (Borçlar Kanunu 406): Aksine âdet olmadıkça, işçiye ücreti her ayın sonunda ödenir. Ancak, hizmet sözleşmesi veya toplu iş sözleşmesiyle daha kısa ödeme süreleri belirlenebilir.

Maaşların Korunması (Borçlar Kanunu 407):  Çalıştırdığı işçilerin ücret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkakını özel olarak açılan banka hesapları vasıtasıyla ödeme zorunluluğuna tabî tutulan iş sahipleri, işçilerinin ücret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkakını özel olarak açılan banka hesapları dışında ödeyemezler. Her ödeme döneminde, işçiye hesap pusulası verilir.

Ücret  Ödeme Şekli  ( İş Kanunu 32 )  :  Ücret en geç ayda bir ödenir. İş sözleşmeleri veya toplu iş sözleşmeleri ile ödeme süresi bir haftaya kadar indirilebilir . Çalıştırdığı işçilerin ücret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkakını özel olarak açılan banka hesapları vasıtasıyla ödeme zorunluluğuna tabi tutulan işverenler veya üçüncü kişiler, işçilerinin ücret, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkaklarını özel olarak açılan banka hesapları dışında ödeyemezler.

Mevcut Durumda Uygulama Nasıl Yürüyor?

Sigortalı çalıştıran bütün işverenler, çalışanları için aylık ücret bordrosu  hazırlıyor. Çalışanının, çalışmaya esas bilgilerini Ücret Hesap Pusulası vasıtası ile çalıştırdığı işçisine veriyor. Ödemelerdeki usul ise;  Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı  en son çıkarmış olduğu yönetmelik ile 5 kişi  ve üzeri işçi  çalıştıran işverenler, çalıştırdıkları işçiye o ay içinde yapacakları her türlü ödemenin  kanuni kesintiler düşüldükten sonra kalan net tutarını bankalar aracılığıyla ödemekle yükümlü.  Bankadan ödeme yükümlülüğü için  İşverenin gerçek kişi olmasının, tüzel kişilik olmasının önemi yok! S.G.K’na bildirilen işçi sayısının 5 kişi olması yeterli. Ücret ödemelerinin bankadan yapılmaması durumunda her işçiye her ay 161.-TL.’sı ceza uygulanmaktadır

Uygulamada Karşılaşın  Sorunlar Nelerdir?

Ücret bordrosu; Vergi Usul Kanununda, Ücret Hesap Pusulası; İş Kanununda düzenlenmiş olup bu kanunlarda  Ücret bordrosunun ve Ücret Hesap Pusulasının imzalatılacağı hükmü sarih olarak yer almamaktadır. Sadece Sosyal Güvenlik Kanununda bankadan ödeme yapılması durumunda Ücret Bordrolarında  imza şartı aranmamakta. Uygulamada ise hem ücret bordrosu hem de Ücret Hesap Pusulaları her ay için ayrı ayrı  imzalatılmaktadır.  Bu belgelerin imzalatılmasında ki temel nedenlerin başında işçiye ödenen maaşın ispat vesikası olmasıdır.  Çünkü ileride işçi ile işveren arasında oluşabilecek sorunlarda özellikle YARGI safhasında imzalatılan belgeler önemli rol oynamakta.

Mikro ölçekteki küçük işletmelerde her ay düzenli bir şekilde bu belgelerin imzalatılması sorun olmazken çalışanları; farklı illerde, farklı ilçelerde hatta farklı ülkelerde, arazide, işçi sayısı çok olan işverenler açısından Ücret bordrolarının ve Ücret Hesap Pusulalarının imzalatılması pek de kolay değil.  İşletmenin merkezi dışındaki bölgelerde, arazide, şantiyelerde çalışanların, özellikle inşaat faaliyeti yürüten işletmelerde ücret hesap pusulası imzalatılması oldukça güçtür. Şöyle ki; işletmenin süreli olarak almış olduğu işlerde işe giren ve işten ayrılan işçi sayısı sık değişmekte. Bazı zamanlar sadece  1-2 günlük süre için çalışan işçiler olmakta. İşveren İşi biten, hatta işi bitmeden işi bırakıp giden işçinin çalışma karşılığı ücretini banka hesabına yatırılabilirken Ücret Hesap Pusulasını imzalatmak çok kolay değil. Bu tür işletmeler işçi girişleri ve işçi çıkışları yönünden dinamik bir yapıya sahip.

Ücret Hesap pusulasının düzenlenmemesi cezası 2016 yılı için 584.- Türk Lirası.  1.000 çalışanı olan bir işverenin, ay içinde 100 çalışanın işi bırakıp gitmesi ve Ücret Hesap Pusulasının kendisine verilmediği iddiası üzerine şikayet konusu etse; 100* 584 =  58.400,00.-  Türk Lirası cezaya katlanması mümkün. Çünkü itilaflı durumlarda işten çıkan işçi çalıştığı günler için düzenlenen Ücret Hesap Pusulasını imzalamadığı gibi bir daha işverenle iletişim dahi kurmadığı olmakta. İşveren her ne kadar işçilerin hak ettiği ücretlerini bankaya yatırsa da, Ücret Hesap Pusulalarını imzalatması pek mümkün değil.

Oysaki; ücretlerin çalışanın banka hesabına yatırılması ile Ücret Bordrosunun imzalanmasının usulden ibaret kaldığını söylemek mümkün.  Zaten çalışanın banka hesabına yapılan ücret ödemesinin yapılmadığından bahsedilmesi neredeyse imkansıza yakındır. Keza yasada ücret hesap pusulası yönünden; işçiye imzalatılacağı hükmü açık olarak yer almamaktadır. Ücret Hesap Pusulasını işçiye verme zorunluluğu bulunmaktadır. Ücret Hesap pusulasının imzalatılmasının temel nedeni, ücret hesap pusulasının  işçiye verildiğinin ispatı içindir. Ücret hesap pusulasını işçiye verildiğinin ispatı işverene aittir. 

Neden Ücret Bordrosu ve Ücret Hesap Pusulası Elektronik Ortamda  Gönderilmeli?

5 ve üzeri personel çalıştıran işverenler, çalıştırdıkları işçinin maaşlarını bankadan ödemek zorunda. 5 kişi altında işçi çalıştıran işverenlerin de çalıştırdıkları işçilerin maaşlarını bankaya yatırmasında bir sakınca bulunmamakta. Bu durumda çalışanının ücretini bankadan yatıran  işverenler açısından Ücret Bordrosu’nun imzalatılmasının artık usulden ibaret kaldığını söylememek mümkün değil.  Yine Ücret Hesap Pusulasının imzalanma zorunluluğu bulunmamasına rağmen, sadece işçinin çalışma bilgilerini gösterme zorunluluğu nedeniyle, işçilere her ay için ayrı ayrı imzalatılmak zorunda.

Artık internetin cebimiz kadar uzak olduğu, e-dönüşüm süreci ile ilgili bir çok kamu kurum ve kuruluşunun elektronik yöntemler ile işlemlerini yaptığı, Maliye Bakanlığı tarafından e-fatura, e bilet, e-defter gibi uygulamaları başarılı bir şekilde yürüttüğü bilinmekte. Halen kamu sektörü,  çalışanları için elektronik ortamda Ücret bilgilerini sorgulama ve erişim imkanı sağlamakta.  Özel sektörde başta BANKALAR olmak üzere, işçi sayıları çok olan İşverenler elektronik ortamda bu belgeleri halen göndermektedirler. Elektronik ortamda bu belgelerin gönderilmesinin yasalaşması durumunda, İŞVERENLERİN gereksiz cezalar ile karşı karşıya kalma ihtimali ortadan kalkacaktır. YARGI safhasında oluşabilecek itilafları önleyeceği gibi hem işçi açısından hem de işveren açısından zaman kaybını önleyecektir.

Kaynak: www.MuhasebeTR.com

Fesih bildirimi ya da savunma istem yazısı gibi personele ilişkin evrakların kayıtlı elektronik posta ile personele tebliğ edilmesi mümkün mü ya da iş sözleşmesi, ücret hesap pusulası gibi dokümanların personel tarafından elektronik imza ortamında imzalanması geçerli kabul edilebilir mi? Tüm bu soruların cevapları ve konunun yargılamadaki işleyişi beklenirken henüz uyuşmazlığa konu olmuş ya da dava dosyalarına bu nitelikte sunulmuş deliller yaygın değildir. Konunun detaylandırılması için Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik İmza’nın yasal düzenlemesini irdelemek gerekmektedir.

Kayıtlı Elektronik Posta

Elektronik posta (e-posta), internetin yaygınlaşması, her türlü verinin kolaylıkla iletilebilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle ülkemizde ve tüm dünyada en yoğun kullanılan iletişim araçlarından ve kanallarından birisi haline gelmiştir. E-posta yoluyla iletilen her türlü belgenin (e-posta iletilerinin) gönderici ve alıcı açısından teknik güvenilirliği ve yasal geçerliliği büyük önem taşımaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, Anonim, Limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için kullanımı kanunen zorunlu hale getirilmiştir. Kullanımın zorunlu hale getirilmesiyle birlikte, kullanılmaması durumunda ise herhangi bir cezai yaptırım öngörülmemesi de dikkat çekmektedir. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli ve yasal elektronik posta hizmetidir. Bu nedenlerle KEP kayıtları standart e-posta sistemlerinin sağlayamadığı güvenceyi sağlamaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı’nın KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadır.

Elektronik İmza

Temel anlamda elektronik imza, elektronik ortamda dokümanları imzalamak için kullanılan sayısal verilerdir. Elektronik imza sayesinde imzalanmış verinin, kimin tarafından imzalandığı ve güvenilirliği kontrol edilmektedir. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlar ile garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşmaktadır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre; Güvenli Elektronik İmza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiştir. Aynı kanun ile Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununa eklenen hükme göre; usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmünde kabul edilmektedir. Şu an yürürlükte olan Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nda da aynı doğrultuda düzenlemeye yer verilmiştir. (Madde 205) Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadır.

Zaman damgası belki de en az elektronik imza kadar önemli hukuki sonuçları olan ve kanunla düzenlenmiş bir diğer güvenli teknolojidir. Zaman damgası; bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve / veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıt olarak tanımlanır. Güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurduğuna ilişkin Danıştay kararı da bulunmaktadır. 30 Ocak 2013 tarihli Danıştay Kararı’nda Elektronik İmza Kanunu’nun 5.madde sine atıfta bulunulmuş ve “Mahkeme kararlarının ıslak imza ile imzalanması ve imzalı bir karar örneğinin dava dosyasına konulması uygulamasına devam edilmekte ise de, elektronik imza ile imzalanmış olan mahkeme kararının ayrıca ıslak imza ile imzalanmamış olması giderilmesi gereken bir eksiklik olarak görülmemiştir.” ifadesine yer verilmiştir.

Kep ve E-İmza’nın İş Hukuku’na Yansıması Nasıl Olacak?

Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik İmza’nın yasal düzenlemelerini incelememiz sonrasında, bu sistemlerin İş Hukukundaki kullanım alanlarını somut örneklerle değerlendirmemiz uygun olacaktır. Öncelikle işçi-işveren ilişkisinde ispat külfeti mahkemeler nezdinde, işverenler aleyhine ağır şekil şartlarına tabi tutulmuştur. İş Mahkemelerinde personel tarafından imzalı ve yazılı evraklar önemli nitelik taşıdığından yeni sistemlerin mahkemeler nezdinde nasıl uygulanacağı merak konusudur. Bir diğer önemli nokta ise kayıtlı elektronik posta ve elektronik imzanın çalışana kullandırılmasının nasıl zorunlu hale getirileceği hususudur. Bu sistemlerin kullanımı, şahıslar için zorunlu değildir.

Kayıtlı Elektronik Posta konusundaki düzenlemenin iş hukukunda uygulanabilirliği merakla beklenmektedir. Bu durum özellikle elden ya da noter kanalı ile personele tebligat yapılmasının güç olduğu durumlarda gündeme gelmektedir. Her ne kadar düzenlemenin, kullanım alanları tam olarak çizilmemiş dahi olsa tebligatın geçerliliği ya da delil olarak İş Mahkemelerinde kullanılması işverenler için önemli hale gelecektir.

Ücret hesap pusulasının personel tarafından imzalanması ve personele teslim edilme zorunluluğu örneğinden konuyu inceleyelim; İşveren, işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Ücret ödemelerinde, ücretin detaylarının yazılı olduğu ücret hesap pusulalarının, içeriğinin ve miktarının, personel tarafından kabul edildiğinin kanıtı olarak, ücret hesap pusulaları imzalatılmalıdır. İşveren aleyhine açılan davalarda, imzalı ücret hesap pusulaları, ücretin ve ücret niteliğindeki diğer hakların (fazla mesai, dini-milli bayram ücretleri) ispatında çok önemli delil niteliğindedir. Hatta ücret hesap pusulasının personele verilmemesi durumunda işverenlere yüklenen idari para cezası da bulunmaktadır. Elektronik imza kullanan ve bu sistem üzerinden ücret hesap pusulasını imzalayan personel imzasının geçerliliğini yasal düzenleme korumakla birlikte bu yöntem ile imzalanan evrakın, imzalayan kişiye teslim edildiği anlamına geldiği konusunda netlik bulunmamaktadır. Bu durumda ücret bordrosunu e-imza sistemi üzerinden imzalayan personele, ücret bordrosunun teslim edildiği ya da işveren tarafından ücret bordrosunun teslim edilme yükümlülüğünün yerine getirilip getirilmediğiyle ilgili bir açıklık bulunmamaktadır. Teslim edilme noktasında netlik bulunmaması, personele imzalatılması gereken dokümanların bu yöntem kullanılarak yapılması konusunda tereddütler yaratmaktadır. Personele teslim edilmesi gereken iş sözleşmesi, savunma istem yazısı ve hatta fesih bildirimi evraklarında da aynı durum söz konusudur.

Özellikle vurgulanması gereken husus ise; elektronik imza ile personelin imzalayacağı evrakın geçerli olabilmesi için, evrak sistemi ile elektronik imza kullanımının, entegre olmasıdır. İmzalanan evrak çıktı alındığında elektronik imzalı şekilde çıktı alımına elverişli olmalıdır aksi halde imzalatma işlemi tamamlandığı düşünülse dahi ilgili personel evraklarının mahkeme dosyasına sunulması konusunda işlevsizlik olacaktır. Sistemin İş Mahkemelerindeki uygulaması netleşmediğinden, konuyla ilgili sorular beraberinde gelmektedir. Kayıtlı elektronik posta ve elektronik imza kullanımının, tarafları mağdur etmeden, yasal düzenleme çerçevesinde uygulamasının nasıl olacağını yargılama ile görebileceğiz

Hem İnsan Kaynaklarının İşini Hafifletecek hem de şirket ve çalışanlar arasındaki problemli süreçleri ortadan kaldırarak, yasal takiplerin önüne geçecek olan uygulamalara örnek olarak alttakileri sayabiliriz.

• İş Sözleşmesinin İmzalanması
• Gizlilik Sözleşmesinin İmzalanması
• Oryantasyon Eğitimi, Politika ve Prosedürlerin Kayıt Altına Alınması
• İş Sağlığı ve İş Güvenliği Eğitimlerinin Kayıt Altına Alınması
• Bordro ve Ücret Pusulası İmzalatma
• İzin Formları ve İzin Defteri
• Performans Formları ve Performans Değerlendirme Sonuçları
• Maaş Artış Bildirimleri
• Prim, İkramiye, Bonus ve Yan Haklarla İlgili Bildirimler
• Uyarılar
• Savunma Talepleri
• Fesih Bildirimleri
• İhtarnameler
• Görev Değişiklik Yazıları
• Diğer Yasal Bildirimler

Bahsi geçen bu süreçleri KEP sistemi ile tamamladığınızda önemli kazanımlarınız olacaktır.

Bunlar;

• Önemli ölçüde kâğıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına katkı
• Zaman ve maliyet kazanımları (kağıt, posta, kurye, enerji gibi giderler…)
• Teslim edilme ve okunma garantisi
• Arşiv garantisi
• Gönderinin içeriğinin değiştirilmesinin engellenmesi
• Yasal ispat
• Tebligat kanunu ve çeşitli mevzuatlara uyum
• Problemli fesih süreçlerinin önüne geçme
• İşe iade davalarının sayısının azalması
• İşe iade dava süreçlerinin hızlanması
• Personel ile işveren arasında oluşabilecek muvazaaların azaltılması